Privacy-statement Stichting Beheer Gemeenschapshuizen Erp
1 Algemeen
“Stichting Beheer Gemeenschapshuizen Erp” (hierna kortweg te noemen SBGE) verwerkt persoons-gegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement
geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ‘SBGE’.
2 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.
3 Verwerkt “SBGE” persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:
1. Bestuursleden van SBGE ;
2. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. ;
3. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van SBGE;
4. Vrijwilligers die diensten en werkzaamheden verrichten voor SBGE
5. Personeelsgegevens via de inleen- of detacheringsbedrijven.
4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
SBGE is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:
1. Bestuursleden, contactpersonen, beheerder en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door
de secretaris van SBGE.;
2. Beheerder: De beheerder beheert persoonsgegevens van medewerkers, vrijwilligers, gebruikers en huurders, leveranciers..
5 Waarvoor verwerkt “SBGE” deze gegevens?
De persoonsgegevens die SBGE verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
1. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
2. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van alle activiteiten in Het Raadhuis Erp en in Sport- en Ontmoetingscentrum Ter Aa;
3. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
4. Gebruikers en huurders: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.
5. Leveranciers: Deze gegevens worden vastgelegd voor bestellingen en productvragen waar nodig.
6 Verwerkt “SBGE” ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. SBGE verwerkt deze gegevens niet.
7 Hoe gaat “SBGE” met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen SBGE en haar accommodaties of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet
2
met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:
1. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de voorzitter/secretaris van SBGE;
2. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder van SBGE;
3. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de beheerder van SBGE en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
4. Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder kunnen worden ingezien door de voorzitter/secretaris van SBGE.
9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften. In principe hanteren wij een periode van twee jaar.
10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is SBGE gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
11 Kan ik zien welke gegevens “SBGE” van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de voorzitter of secretaris van SBGE om deze gegevens in te zien. De voorzitter is bereikbaar via cgmbressers@gmail.com en de secretaris is bereikbaar via hanspepers@home.nl.
12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van SBGE, via de secretaris. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13 Wijzigingen
SBGE behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van SBGE te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf opslaan of raadplegen via www.teraaerp.nl/privacy.
14 Privacy-bepaling huurovereenkomsten
Middels ondertekening van de huurovereenkomst wordt toestemming verleend door de huurder aan de verhuurder om de bedrijfs-en persoonsgegevens op te slaan in de informatiesystemen. Wij slaan gegevens op die wij rechtstreeks van u verkrijgen. Wij behouden ons het recht voor om kredietwaardigheidsrapporten en uittreksel Kamer van Koophandel op te vragen en deze op te slaan. Conform artikel 12 AVG kunnen de opgeslagen persoonsgegevens opgevraagd worden.
Hierbij wordt tevens toestemming verleend aan huurder om de bedrijfsgegevens van de verhuurder op te slaan in de informatiesystemen van de huurder.
JULI 2018